NF525 — qu'est-ce que c'est et qui est concerné ?

Origine de la norme

La NF525 est née en 2015, éditée par Infocert (organisme indépendant accrédité par le COFRAC) et l'AFNOR. Elle vient en application de la loi de finances 2016 qui a instauré l'obligation, à compter du 1er janvier 2018, d'utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion sécurisé.

Qui est concerné ?

Sont concernés tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients via un logiciel ou un système de caisse. Cela inclut la majorité des artisans BTP dès lors qu'ils établissent factures et encaissements via un outil informatique. Les auto-entrepreneurs en franchise de TVA ne sont, eux, pas concernés tant qu'ils n'ont pas dépassé les seuils de la franchise.

Les 4 piliers techniques

1. Inaltérabilité : aucune modification possible des écritures après validation.

2. Sécurisation : chaque opération est horodatée et chaînée à la précédente (signature numérique).

3. Conservation : les données doivent être conservées pendant 6 ans sur des supports inviolables.

4. Archivage : un export normé doit pouvoir être fourni à l'administration en cas de contrôle.

Sanctions en cas de non-conformité

L'utilisation d'un logiciel non certifié expose à une amende de 7 500 € par logiciel non conforme (article 1770 duodecies du CGI), assortie d'une obligation de mise en conformité sous 60 jours sous peine de sanction renouvelée.

NF525 et facturation électronique 2026

À partir du 1ᵉʳ septembre 2026, tous les assujettis devront pouvoir recevoir les factures électroniques. À partir du 1ᵉʳ septembre 2027, les TPE-PME devront aussi pouvoir émettre via une Plateforme Agréée (PA). Un logiciel NF525 ne suffit pas pour l'émission : il devra être interconnecté à une PA ou être lui-même une PA agréée par la DGFiP.

Comment vérifier qu'un logiciel est NF525 ?

L'éditeur doit fournir une attestation individuelle nominative ou un certificat NF525. La liste des éditeurs certifiés est publique sur le site d'Infocert. Méfiez-vous des mentions vagues : seul le certificat ou l'attestation a valeur probante en cas de contrôle fiscal.