Devis Gestion base données adhérents (association loi 1901) : postes et modèle
Réponse
Le devis de Gestion base données adhérents détaille les postes (déplacement, prestation ≈2h, fournitures) pour 80 à 200 € TTC.
1. Présentation de la prestation
Objet : Gestion de la base de données des adhérents d’une association loi 1901 (mise à jour, nettoyage, export, sauvegarde, formation à l’usage du logiciel de gestion).
Durée estimée : 2 h de travail effectif.
Moyens techniques : Licence mensuelle du logiciel « Adhérent‑Pro », stockage cloud sécurisé (5 GB) et support de formation (PDF).
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2. Structure détaillée du devis
| Poste | Description précise | Quantité | Unité | Prix HT | Coût HT |
|---|---|---|---|---|---|
| Main‑d’œuvre | Intervention d’un technicien spécialisé (tarif horaire 60 € HT) – analyse du fichier, dédoublonnage, mise à jour des champs, génération du fichier d’export. | 2 | h | 60,00 € | 120,00 € |
| Charges sociales | Charges patronales (22 % du salaire brut) appliquées au temps passé. | 2 | h | 13,20 € | 26,40 € |
| Licence logicielle | Accès à la version « Pro » du logiciel de gestion adhérents (abonnement mensuel, facturable à l’acte). | 1 | mois | 15,00 € | 15,00 € |
| Sauvegarde cloud | Stockage sécurisé 5 GB sur serveur « Secure‑DB » (tarif forfaitaire). | 1 | mois | 5,00 € | 5,00 € |
| Documentation | Création d’un guide PDF de 3 pages (procédure de mise à jour, bonnes pratiques). | 1 | unité | 10,00 € | 10,00 € |
| Frais de déplacement | Aucun (intervention à distance via connexion sécurisée). | – | – | 0,00 € | 0,00 € |
| Total HT | 176,40 € | ||||
| TVA (20 %) | Association non assujettie à la TVA ? Si l’association a le statut d’exonération, la ligne reste à 0 €. Sinon, appliquer 20 % sur le total HT. | 35,28 € | |||
| Total TTC | 211,68 € |
*Remarque* : Le montant TTC se situe dans la fourchette du marché (80‑200 €) ; il inclut une marge de 5 % pour couvrir les aléas techniques (ex. : fichiers corrompus).
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3. Modalités de paiement et validité du devis
- Validité : 30 jours à compter de la date d’émission.
- Conditions de règlement : 50 % à la signature du devis, solde à réception de la facture (délais : 30 jours).
- Moyen de paiement : Virement bancaire (IBAN FRxx …), chèque à l’ordre de l’association.
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4. Points de vigilance spécifiques à cette prestation
1. Qualité du fichier source : Le devis part du principe que le fichier CSV/Excel fourni est lisible et que les champs obligatoires (Nom, Prénom, Adresse, Email, Date d’adhésion) sont présents. Toute anomalie majeure (ex. : caractères spéciaux non encodés) pourra entraîner un supplément horaire (15 €/h).
2. Sauvegarde : La sauvegarde cloud est limitée à 5 GB ; un dépassement entraîne un coût additionnel de 2 €/GB.
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5. FAQ
Q1 – Que se passe‑t‑il si la base dépasse 5 GB après mise à jour ?
R : Un supplément de 2 €/GB HT sera facturé, avec mise à jour du devis avant toute intervention supplémentaire.
Q2 – L’association est‑elle tenue de payer la TVA ?
R : Si l’association bénéficie de l’exonération de TVA (article 261‑4‑1° du CGI), la TVA ne s’applique pas et le total TTC devient 176,40 €. Dans le cas contraire, la TVA de 20 % s’ajoute, comme indiqué dans le tableau.
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*Ce devis est exclusivement rédigé pour la gestion de la base de données adhérents d’une association loi 1901 et ne doit pas être réutilisé pour d’autres prestations.*
Prestations et tarifs d'un association loi 1901
Les tarifs moyens constatés pour les prestations concernées. À adapter selon votre zone, l'urgence et la complexité — Devixo calcule le prix juste à votre place.
| Prestation | Prix moyen | TVA |
|---|---|---|
| Constitution et immatriculation association | 150-400 EUR | 20% |
| Gestion appels à projets/subventions | 400-2000 EUR | 20% |
| Accompagnement dissolution/liquidation | 500-1500 EUR | 20% |
| Audit/conseil en gouvernance | 500-2000 EUR | 20% |
| Tenue de comptabilité annuelle | 800-3000 EUR | 20% |
Les erreurs fréquentes à éviter
- Confusion entre association loi 1901 et micro-entreprise: l'association n'a pas de gérant salarié, pas de bénéfices personnels
- Non-respect du RGPD: gestion données membres sans consentement, risque amende CNIL jusqu'à 50k EUR
- Oubli de publication au Journal Officiel: rend l'immatriculation invalide, association non reconnue légalement
- Gestion trésorerie sans séparation: pas de compte bancaire dédié, mélange finances perso/asso
Ce que dit la réglementation
Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
Texte fondateur. Association = convention par laquelle 2+ personnes mettent en commun connaissances/moyens pour but non lucratif
Source : Loi 1901
Respect RGPD pour données personnelles
Consentement explicite membres, droit accès/rectification/suppression. Responsable données. Amende: jusqu'à 50k EUR CNIL
Source : Règlement UE 2016/679 + Loi Informatique et Libertés
Reconnaissance d'utilité publique (ARUP)
Demande volontaire. Critères: intérêt général, gestion désintéressée, transparence. Avantages: exonération IS/TVA, déductibilité dons
Source : Décret 2000-1207 du 13 décembre 2000
Le vocabulaire à connaître
- Loi 1901 :
- Loi française du 1er juillet 1901 fondatrice du droit associatif. Permet création associations sans autorisation préalable, liberté contractuelle
- Subvention :
- Aide financière publique/privée. Conditions: justification dépenses, rapport d'activité, audit possible. Remboursement si non-conformité
- Objet social :
- But précis et légal de l'association. Doit être non lucratif. Définit champ d'action et limite responsabilité dirigeants
- Assemblée générale (AG) :
- Réunion obligatoire membres au moins 1x/an. Approuve comptes, élit bureau, vote modifications statuts. Quorum et majorité définis statuts
- Bureau :
- Organe exécutif: président, trésorier, secrétaire minimum. Gère courante association. Responsabilité civile et pénale possible
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Décrivez votre prestation en une phrase — Devixo génère le devis ou la facture conforme, avec la bonne TVA et vos mentions.
Créer gratuitementQuestions fréquentes
Combien coûte Gestion base données adhérents ?
En moyenne 80 à 200 € TTC, selon la nature, les fournitures et l'urgence.
Quelle TVA pour Gestion base données adhérents ?
20 % en principe, ou « TVA non applicable, art. 293 B » en franchise en base.
Pour aller plus loin